Analisis dan Sistem Informasi

BAB I

Pendahulun

ANALISiS DAN SISTEM INFORMASI

1. Konsep Dasar Sistem

Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”

Prosedur adalah "rangkaian operasi klerika l (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”

Komponen-komponen /subsistem -subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sen

diri, tetapi subsistem - subsistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

2. Karakteristik Sistem

a. Komponen-komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan

b. Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam system. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

c. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

d. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran

e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan system

3. Klasifikasi Sistem

a. System Tertentu (Deterministic System)

Beroperas i dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti seh ingga keluarannya dapat diramalkan. System probabilitas (Probabilistic System). Sistem yang input dan prosesnya dapat didef inisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti.

b. System Terbuka (Open System)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar.

c. Sistem Tertutup (Closed System)

Dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan diluar sistem tersebut.

d. Relatively Closed Sistem

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh pengaruh lain.

e. Artificial System

Sistem yang meniru kejadian dalam system. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian dialam dimana manusia tidak mampu melakukannya.

f. Natural System

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh : laut, tata surya dan lain lain.

g. Manned Sistem

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi ke ikutsertaan manusia.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

4. Jenis Sistem

Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti system matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya ; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum , sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.

Sistem yang akan dipelajari adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih computer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah kategori, yaitu :

a. On-line System

b. Real-Time system

c. Decision support system-strategic planning systems

d. Knowledge-based systems

5. Pelaku Sistem

Pelaku system terdiri dari komponen berikut ini:

a. Pemakai

b. Manajemen

c. Pemerikas

d. Penganalisa system

e. Pendesain system

f. Pemrograman

g. Personil Pengoperasian

6. Informasi

Memahami konsep dasar informasi adalah sangat pentin g (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah/metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Data VS Informasi

Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat terte ntu. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi.

Definisi Informasi

Informasi adalah Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi juga sesuatu yang nyata /setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan/kejadian. Definisi lain Informasi yaitu menggorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan dimasa yang akan datang/bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini disebut juga dengan (business decision making).

7. Pengolahan Data (Data Processing)

P engolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.

a. Data Input

Ø Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium

Ø Coding transaction data kedalam bentuk lain

Ø Storing data or information untuk pengambilan keputusan

b. Data Transformation

Ø Calculating, operasi aritmatik terhadap data field

Ø Summarizing, prose akumulasi beberapa data

Ø Classifying data group yang terdiri dari:

Categorizing data kedalam group berdasarkan karakteristik tertentu

Sorting data ke bentuk yang berurutan

Merging untuk dua atau lebih set data berdasarkan criteria tertentu

Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data.

c. Information Output

Ø Displaying result

Ø Reproducing

Ø Telecommunicating

8. Siklus Informasi

Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :

a. Relevan (Relevancy)

b. Akurat (Accuracy)

c. Tepat Waktu

d. Ekonomi

e. Efesien (Efficiency)

f. Dapat dipercaya (reability)

Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efe ktivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.

Informasi dan tingkat manajemen

a. Informasi strategis

b. Informasi taktis

c. Informasi teknis

System informasi

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

Manfaat System Informasi:

a. Organisasi, untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

b. Bank, untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi

c. Perusahaan, untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia

9. Analisis dan Desain Sistem

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem , untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Tahapan dalam menganalisis system

a. Definisi masalahnya

b. Pahami system tersebut dan buat definisinya

c. Alternative apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi system tersebut

d. Pilih salah satu alternative yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya

e. Terapkan alternative tersebut

f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasi dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap system.

10. Globalisasi Ekonomi

a. E-commerce dan E-Business

Sebagai akibat dari globalisasi dan meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (ecommerce)/perdagangan elektronik dan electronic business (e- business)/bisnis elektronik. Internet secara fundamental mengubah aturan-aturan pelaksanaan bisnis.

b. Keamanan dan Privasi

Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan dalam ekonomi saat ini. Hal yang berhubungan dengan keamanan adalah isu privasi.

c. Kolaborasi dan Rekanan

Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi system informasi.

d. Manajemen Aset Pengetahuan

Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memperoses data mentah menjadi informasi yang berguna.

e. Continous Improvement dan Total Quality Management

Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha untuk terus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk mengimplementasikan serangkaian perubahan/perbaikan.

f. Design Ulang proses bisnis

System informasi hanya mengotomatisasi banyak hal yang tidak efisien ini. Oleh karena itu dibutuhkan suatu desain ulang proses bisnis.

g. Aplikasi Enterprise